Maria Aluminium

Cadre du projet Sollo x Maria Aluminium
Merci de me solliciter une nouvelle fois afin de construire ensemble une solution ERP réellement adaptée à vos enjeux.
L’objectif de ce projet n’est pas simplement de remplacer Excel par un logiciel.
Il s’agit de structurer durablement la gestion de Maria Aluminium autour de vos vrais enjeux terrain : pilotage des chantiers, facturation par situation, suivi des achats, maîtrise des stocks, récupération des retenues de garantie… et, à terme, visibilité réelle sur la rentabilité de chaque affaire.
Vous avez aujourd’hui un fonctionnement qui repose beaucoup sur l’humain, l’expérience et une multitude de fichiers Excel.
Ça fonctionne — mais au prix d’un temps administratif important, d’une visibilité partielle, et de risques (oubli de retenues, dérives chantier, dispersion documentaire).
À cela s’ajoute l’arrivée imminente de la facturation électronique, qui impose des processus plus structurés et centralisés.
sollo vient se positionner comme un socle central, sans bouleverser vos habitudes commerciales : l'idée est que vos devis restent sous Excel, et sollo prend le relais pour tout ce qui est structurant, répétitif ou critique financièrement.
Les éléments d'analyse ci-dessous sont présentés par lots fonctionnels.
Cela permet d’avancer par étapes, en priorisant ce qui apporte le plus de valeur immédiate, avec une montée en puissance progressive vers un véritable outil de pilotage d’entreprise.
Contexte
Une situation opérationnelle complexe
La réalité quotidienne de Maria Aluminium reflète celle de nombreuses PME du bâtiment : des processus éclatés entre plusieurs outils, une absence de vision consolidée, et un pilotage principalement réactif plutôt que proactif.
Les devis ultra-détaillés sous Excel coexistent avec une facturation manuelle par situation, des achats éparpillés entre mails et tableaux, un stock non suivi en temps réel, et des documents dispersés sur Dext, Dropbox et fichiers locaux. 
Le résultat ? Un inventaire annuel cauchemardesque et aucune visibilité réelle sur la rentabilité chantier.
Cette fragmentation génère des pertes de temps considérables, des risques d'erreurs, et surtout empêche toute anticipation stratégique.
Les symptômes d'une gestion éclatée
Aucun suivi de rentabilité
Impossibilité de mesurer la marge réelle par chantier en cours ou terminé. Les dérives budgétaires ne sont détectées qu'a posteriori, quand il est trop tard pour corriger.
Achats dispersés
Commandes par mail, suivis Excel disparates, pas de lien automatique avec les chantiers concernés. Difficile de savoir ce qui a été réellement dépensé sur une affaire donnée.
Stock fantôme
Absence de gestion en temps réel. L'inventaire annuel devient un calvadaire de plusieurs jours, avec écarts importants entre stock théorique et physique.
Documents éparpillés
Dext & Pennylane pour la comptabilité, Dropbox pour certains fichiers, Excel pour d'autres. Rechercher un document devient une chasse au trésor chronophage.
Pas de pipe commercial
Aucune visibilité sur les opportunités en cours, les devis envoyés, ou les prévisions de chiffre d'affaires. Le pilotage commercial reste intuitif et non structuré.
Retenues oubliées
Les retenues de garantie et comptes prorata reposent sur la mémoire humaine. Résultat : de l'argent qui dort chez les clients sans suivi ni relance systématique.
L'enjeu des chantiers longue durée
Maria Aluminium gère des chantiers qui s'étendent sur 12 à 24 mois, avec parfois plus de 10 situations de facturation successives. Cette durée crée des défis spécifiques que les outils standards ne savent pas gérer.
Chaque situation nécessite de reprendre l'avancement précédent, d'ajuster les pourcentages ligne par ligne, de recalculer manuellement les montants, et de gérer les multiples taux de TVA (0%, 5,5%, 10%, 20%) sur une même facture. Un processus actuellement réalisé par copier-coller et calcul manuel, source d'erreurs et chronophage.
Sans historique consolidé, impossible de suivre précisément ce qui a déjà été facturé et ce qui reste à facturer. La vision d'ensemble du chantier reste approximative.
Un chantier type cumule plus d'une dizaine d'interactions de facturation étalées sur près de deux ans.
Objectif
La vision cible : un système centralisé
L'objectif du projet est de centraliser dans sollo l'ensemble des processus opérationnels : ventes, chantiers, achats, stocks, avancement, trésorerie et documents. Une exception notable : les devis commerciaux resteront sous Excel, outil maîtrisé par les équipes et adapté à la complexité de leur tarification.
Cette centralisation permettra de passer d'une gestion éclatée et réactive à un pilotage intégré et proactif, avec une vision temps réel de l'activité et de la rentabilité.
Architecture : le principe 1 client → N affaires
Structure fondamentale
Un client peut avoir plusieurs chantiers simultanés ou successifs. Chaque affaire (chantier) devient une entité autonome regroupant toutes les informations associées.
Cette approche permet de suivre précisément chaque projet sans confusion, même pour un client récurrent.
Contenu d'une affaire
Devis initial (fichier Excel joint)
Résumé du devis saisi dans Sollo
Situations de facturation successives
Achats et commandes affectés
Temps passé par les équipes
Retenues de garantie et comptes prorata
Documents liés (plans, photos, correspondances)
Calcul automatique du résultat chantier
Les 13 lots fonctionnels du projet
Le projet se structure en 13 modules complémentaires, allant des fonctions de base aux spécificités métier complexes. Chaque lot répond à un besoin opérationnel précis identifié chez Maria Aluminium.
LOT 1
Gestion affaires
LOT 2
Import Excel
LOT 3
Situations
LOT 4
TVA multiple
LOT 5
Retenues
LOT 6
CRM / Pipe
LOT 7
Achats chantier
LOT 8
Stock
LOT 9
Temps / Planning
LOT 10
Rentabilité
LOT 11
Relances
LOT 12
GED
LOT 13
Multi-sociétés
Lots 1 à 4 : Le socle de gestion


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LOT 1 – Gestion des affaires (indispensable)
Module central permettant de créer un chantier, le rattacher à un client, gérer l'historique des devis et avenants, et visualiser en temps réel le devis signé, le facturé, le reste à facturer, les achats et le résultat brut.
LOT 2 – Import devis Excel
Moteur d'import intelligent capable de lire un devis fait sous  Excel, identifier les lignes facturables, et générer automatiquement une facture. Gestion multi-chapitres préservée.
LOT 3 – Facturation par situation (complexe)
Cœur métier du BTP : mémorisation de l'avancement précédent, saisie du nouvel avancement poste par poste, calcul automatique du delta, génération de la situation avec historique complet.
Compatibilité avec les réformes "Facturx / Facture électronique" - à ce stade aucun Plateforme Agréee (PA) n'est retenue de façon définitive.
LOT 4 – TVA multi-taux
Gestion simultanée de 0%, 5,5%, 10% et 20% sur une même facture avec affichage différencié conforme à la réglementation. 
Impact sur les déclaration de TVA et les interaction avec les plateformes agrées pur la FacturX - travaux à mener conjointement avec l'expert comptable de Maria-Aluminium
Lots 5 à 7 : Spécificités métier critiques
1
Retenue de garantie + compte prorata
Module très critique actuellement géré de mémoire. Pourcentage paramétrable, déduction automatique sur facture, mémorisation avec date d'échéance (1 an après réception), alertes de récupération, et tableau de suivi centralisé. Évite les oublis coûteux.
2
CRM + pipe commercial
Actuellement inexistant. Création d'opportunités, suivi des devis envoyés/signés, pipe par chargé d'affaires, prévisions de CA. Un CRM light type Pipedrive intégré directement dans sollo pour structurer enfin l'approche commerciale.
3
Achats par chantier
Commandes fournisseurs liées à une affaire spécifique, réception marchandise, rapprochement avec facture fournisseur, ventilation automatique des coûts dans le chantier concerné. Traçabilité complète des dépenses par projet.
Lots 8 à 10 : Pilotage et rentabilité
LOT 8 – Stock en temps réel
Références articles, entrées via réception fournisseur, sorties via consommation chantier, stock courant visible instantanément, valorisation au dernier prix connu, et inventaire simplifié. Fini l'inventaire annuel cauchemardesque de plusieurs jours.
LOT 9 – Temps passé et planning
Saisie par demi-journée ou journée complète, affectation précise au chantier, distinction entre équipes de pose, atelier et dessinateurs. Objectif : calculer le coût réel de main-d'œuvre par chantier et détecter les dérives.
LOT 10 – Rentabilité chantier (analytique)
Croisement automatique des ventes facturées, achats affectés et temps passé. Calcul de la marge par chantier, détection précoce des dérives, alertes configurables. Le nerf de la guerre pour piloter efficacement l'activité.
Structure typique de rentabilité sur un chantier aluminium. Le suivi précis de chaque composante devient essentiel pour préserver la marge.
Lots 11 à 13 : Support et infrastructure
Relances clients automatiques
Balance Agée.
Suivi des factures échues, déclenchement automatique des relances selon scénarios paramétrables, vision consolidée de la trésorerie prévisionnelle. Amélioration du BFR et réduction des retards de paiement.
GED et accès comptable
Centralisation de tous les documents (devis, plans, factures, photos, correspondances), droits utilisateurs paramétrables, accès lecture seule pour le comptable externe, export automatique du journal des ventes. Eventuel abandon de Dext et/ou Dropbox au profit d'un système unique.
Gestion multi-sociétés
Maria Aluminium + SCI + holding, soit 3 entités juridiques distinctes. 
3  sollo distincts
Navigation rapide entre dossiers, isolation des données par structure.
Dimensionnement du projet
Utilisateurs et volumétrie
Le système devra accueillir environ 15 à 16 utilisateurs répartis sur les trois entités (12-13 pour Maria Aluminium, 3 pour les autres structures). Avec environ 800 factures clients par an et un chiffre d'affaires d'environ 3 millions d'euros, les volumes restent gérables mais la complexité métier est élevée.
Les chantiers longs (12 à 24 mois) avec multiples situations de facturation créent une multiplication des écritures et nécessitent une architecture robuste capable de gérer l'historique sur la durée.
15
Utilisateurs
Maria + structures associées
800
Factures/an
Environ 70 par mois
3M€
Chiffre d'affaires
Volume annuel géré
jusqu'à 24
Mois de situations successives
Durée des chantiers longs
Estimation
Enveloppe Budgétaire
Ce projet se positionne clairement comme un ERP métier BTP/fabrication, bien au-delà d'un simple logiciel de facturation. La complexité réside dans les modules spécifiques : facturation par situation, gestion stock temps réel, analytique chantier, temps passé et planning.
L'estimation se situe autour de 25 000 euros selon la profondeur réelle des développements. Pour autant chez solucielle, avec sollo bien sûr,  nous avons déjà traité ce genre de  problématique pour d'autres clients à plusieurs reprises.
En outre, ce budget doit être mise en perspective avec le retour sur investissement attendu, qui s'annonce significatif et rapide.
Composantes du budget
Socle Sollo ERP standard + multi-utilisateurs
Développements spécifiques Maria-Aluminium (13 lots)
Paramétrage et configuration initiale
Migration des données existantes
Formation des équipes (15 utilisateurs)
Accompagnement au démarrage
Maintenance et support

Après validation du principe, l’enveloppe budgétaire de 25000 € sera explicitée, détaillée et arbitrée avec vous, afin de construire un périmètre parfaitement aligné avec vos priorités.
ROI attendu : gains concrets et mesurables
Gain administratif massif
Réduction drastique du temps passé sur les tâches répétitives : facturation, saisies multiples, recherche de documents, rapprochements manuels. 
Visibilité chantier en temps réel
Connaissance instantanée de l'avancement financier, des achats consommés, du temps passé et de la marge prévisionnelle. 
Permet d'anticiper les dérives plutôt que de les constater a posteriori.
Récupération retenues oubliées
Avec un système d'alertes automatiques, les retenues de garantie et comptes prorata ne tombent plus dans l'oubli. 
Amélioration de la marge
Grâce au pilotage précis de la rentabilité par chantier, identification rapide des projets problématiques et ajustements possibles en cours de route. 
Réduction du chaos documentaire
Fin de la dispersion entre Dext, Dropbox et Excel. Centralisation = rapidité d'accès, sécurité renforcée, collaboration facilitée. 
Meilleur pilotage commercial
Avec un ERP structuré, transformation du taux de conversion des opportunités, prévisions de CA fiables, suivi rigoureux des devis en attente. Impact direct sur le chiffre d'affaires.
Prochaines étapes
Un projet d'envergure qui se construit méthodiquement, par phases successives, avec validation à chaque étape.

Vous trouverez ci-dessous quelques cas clients, d’envergure comparables, illustrant des projets sollo proches de celui envisagé pour Maria Aluminium.
sollo.co
Les utilisateurs de sollo témoignent
Témoignages clients sur la solution sollo  ces témoignages n'ont pas été retouchés.
Démarrer votre transformation
Le projet Maria Aluminium représente une transformation digitale complète, passant d'une gestion éclatée à un système intégré offrant visibilité, contrôle et performance.
La prochaine étape consiste à affiner le périmètre exact de chaque lot, définir les priorités de déploiement, et établir un planning réaliste tenant compte des contraintes opérationnelles de l'entreprise.
Un atelier de cadrage détaillé permettra de préciser les spécifications fonctionnelles, valider les choix d'architecture, et produire un chiffrage définitif engageant.

Si cette approche et l’enveloppe budgétaire vous conviennent, je vous propose que nous reprenions contact afin de valider le périmètre prioritaire et engager la phase suivante du projet.

Dans ce sens je reste à votre disposition,

Cordialement
Arnaud COLAS
06 21 0848 45