KIP Aubagne

🏁 KIP Aubagne : un projet taillé à la main, entre chrono, caisse et planning
Chez Solucielle, on aime les projets à part. Ceux qui ne rentrent pas dans les cases. Ceux qui nous forcent à tout reprendre depuis le début, parce que « tordre Sollo », cette fois, ce n'était pas suffisant.
Le KIP (Karting Indoor Provence) à Aubagne fait clairement partie de ceux-là. Ce n'est pas simplement un client de plus dans notre portefeuille. C'est une aventure qui a démarré il y a plus de dix ans, avec une demande simple en apparence, mais radicale dans ses implications : créer une solution de caisse qui ne laisse aucune place à l'approximation. Une solution pensée pour un environnement unique, où chaque seconde compte, où les flux sont constants, et où la moindre erreur d'encaissement peut se transformer en casse-tête comptable.
Ce projet nous a poussés à repenser nos méthodes, à sortir de nos sentiers battus, et surtout à construire une relation de confiance avec nos interlocuteurs. Brice d'abord, puis Alexia ensuite. Une collaboration qui s'est enrichie au fil du temps, intégrant progressivement de nouveaux modules : gestion commerciale B2B, planning RH visuel, suivi des équipes… Chaque outil a été façonné main dans la main avec l'équipe du KIP, pour répondre à leurs besoins réels, sans fioritures, mais avec une exigence absolue de fiabilité.
Aujourd'hui encore, certains de ces outils continuent de tourner quotidiennement. Ils sont devenus invisibles, au sens noble du terme : ils fonctionnent si bien qu'on n'y pense plus. Et c'est exactement ce qu'on cherche à accomplir chez Solucielle : des solutions qui durent, qui s'adaptent, et qui accompagnent la croissance de nos clients.
🎬 Tout commence avec une caisse… mais pas Sollo
Quand Brice, alors gérant du karting, nous contacte pour la première fois, il sait exactement ce qu'il veut. Et surtout ce qu'il ne veut pas : une caisse floue, qui cafouille les encaissements, ou pire… qui laisse des trous dans les chiffres. Dans un karting indoor, où les sessions s'enchaînent à un rythme soutenu, où les clients paient comptant, par carte, en ligne ou en groupe, il n'y a pas de place pour l'improvisation.
Il le dit franchement, sans détour : « Moi, j'ai peur qu'on tape dans la caisse. J'veux un truc carré, que je maîtrise à l'euro près. » Cette phrase résume tout. Brice ne cherche pas une solution miracle ni un logiciel tout-en-un avec des fonctionnalités inutiles. Il veut un outil de confiance, solide, traçable, et parfaitement adapté à son activité. Un outil qui encaisse vite, sans erreur, et qui lui donne une visibilité totale sur ses flux financiers.
Le problème
Les logiciels de caisse standards ne correspondaient pas aux contraintes spécifiques d'un karting : flux constants, types de sessions variés, besoin de rapidité et de traçabilité absolue.
La solution
Repartir de zéro et concevoir une caisse entièrement sur-mesure, pensée pour le rythme effréné d'un centre de loisirs indoor, avec un contrôle total et une fiabilité irréprochable.
Très vite, on comprend que Sollo, dans sa forme classique, ne suffira pas. Alors on repart d'une feuille blanche. C'est Laurent qui prend le lead technique. Il conçoit avec Brice une caisse entièrement pensée pour le rythme d'un karting indoor. Pas de compromis. Chaque bouton, chaque écran, chaque flux d'information est réfléchi pour répondre à un besoin précis.
Encaissements rapides
Interface intuitive pour gérer les paiements en quelques secondes, même en heure de pointe.
Gestion en temps réel
Suivi instantané des sessions en cours, des paiements effectués et des disponibilités piste.
Traçabilité totale
Chaque transaction enregistrée, horodatée, associée à un utilisateur. Zéro zone d'ombre.
Affichage dynamique
Tableaux de bord clairs pour piloter l'activité en direct et anticiper les besoins.
La confiance s'installe. Et cette caisse, on l'a faite main dans la main avec Brice, en direct, avec toutes les contraintes et la pression du quotidien. Elle n'a pas été développée dans un bureau déconnecté de la réalité terrain. Elle a été conçue, testée, ajustée, améliorée sur place, au contact des équipes qui l'utilisaient chaque jour. Ce dialogue permanent entre développeurs et utilisateurs finaux a été la clé de sa réussite.
Cette caisse tournera sans faillir pendant plus de 10 ans. Dix ans de sessions encaissées, de clients satisfaits, de chiffres justes. Dix ans sans bug majeur, sans perte de données, sans compromis sur la fiabilité. Un record dont nous sommes particulièrement fiers, et qui témoigne de la qualité du travail accompli par Laurent et toute l'équipe de développement.
💼 L'ERP Sollo entre en piste
Quelques années plus tard, le KIP évolue. L'activité se diversifie, se structure, se professionnalise. Une autre dimension émerge, celle du B2B : les devis pour les entreprises, les groupes séminaires, les événements team-building, les animations corporatives… Autant de demandes qui nécessitent un suivi commercial différent, plus élaboré, avec des cycles de vente plus longs et des interactions clients plus complexes.
C'est à ce moment-là que Sollo reprend toute sa place. Si la caisse était un outil de terrain, rapide et direct, l'ERP devient le cerveau de la gestion commerciale. C'est moi qui prends le relais sur ce volet, et on développe un système ultra ciblé, pensé pour gérer toute la chaîne de la relation client B2B, de la demande initiale à la facturation finale.
01
Réception des demandes
Centralisation de toutes les demandes entrantes : email, téléphone, formulaire web. Chaque prospect est enregistré avec ses besoins spécifiques.
02
Création des devis
Génération automatique de devis personnalisés, avec gestion des options, des tarifs groupe, et des conditions particulières.
03
Suivi et relances
Système de relances automatiques et manuelles, avec historique complet des échanges et statut en temps réel.
04
Confirmation et facturation
Transformation du devis en commande confirmée, puis génération de la facture avec export comptable intégré.
05
Archivage et historique
Conservation de tous les documents associés et consolidation des données clients pour faciliter les futures interactions.
L'objectif était clair : ne rien laisser au hasard. Chaque demande devait être suivie, chaque relance programmée, chaque document archivé. Plus question de perdre un devis dans les méandres d'une boîte mail ou d'oublier de rappeler un prospect. Le système devait être à la fois simple pour les utilisateurs et puissant dans ses fonctionnalités.
Ce qui fait la force de cet ERP, c'est qu'il n'est pas surchargé de fonctions inutiles. On a volontairement évité le syndrome du « logiciel usine à gaz » qui fait tout mais mal. Au contraire, on s'est concentrés sur l'essentiel : gérer efficacement le pipeline commercial B2B du KIP, avec des écrans clairs, des workflows fluides, et une prise en main rapide pour les équipes.
Un outil simple, efficace, fait pour le quotidien d'une équipe qui jongle avec des plannings serrés et des clients exigeants. Un outil qui leur fait gagner du temps, qui sécurise leurs processus, et qui leur donne une vision claire de leur activité commerciale.
🗓️ Le planning RH : une pièce unique
Et puis il y a cette demande, celle qui va donner naissance à l'un des modules les plus originaux de toute la suite Sollo. Une demande apparemment simple : organiser les équipes. Mais pas juste avec un planning Excel basique. Non, ce que recherche le KIP, c'est un véritable outil de terrain, pensé pour un environnement avec des contraintes spécifiques : pics d'activité le week-end, temps partiels, récupérations, remplacements de dernière minute, postes multiples à couvrir simultanément…
Dans un karting indoor, la gestion RH n'a rien d'évident. Il faut jongler avec plusieurs postes : accueil, caisse, piste, bar, maintenance… Chaque poste a ses exigences propres, et il faut s'assurer qu'à tout moment, tous les postes sont couverts. Un trou dans le planning, c'est potentiellement une session annulée, un client mécontent, ou une surcharge de travail pour les équipes présentes.
Plannings poste par poste
Visualisation claire de qui occupe quel poste, à quelle heure, sur quelle période. Chaque collaborateur est positionné avec précision.
Ajustements à la volée
Possibilité de modifier le planning en temps réel pour gérer les imprévus : absences, remplacements, ajouts de sessions.
Export vers la paie
Extraction automatique des heures travaillées, des heures supplémentaires et des variables de paie pour simplifier la gestion administrative.
Gestion des récupérations
Suivi précis des heures à récupérer, avec alertes et historique complet pour éviter les oublis et les litiges.
Vue d'ensemble instantanée
Tableau de bord synthétique permettant de voir d'un coup d'œil ce qui est couvert… ou pas. Anticiper plutôt que subir.
On conçoit alors un planning RH visuel, pensé spécifiquement pour un lieu comme le KIP. Un outil qui permet de poser les plannings poste par poste, d'ajuster à la volée en cas de besoin, d'anticiper les récupérations, et surtout de voir d'un coup d'œil la situation globale. Plus besoin de jongler entre plusieurs fichiers ou de recalculer manuellement les heures. Tout est centralisé, automatisé, sécurisé.
Encore aujourd'hui, le planning est utilisé quotidiennement par l'équipe du KIP. C'est devenu leur tableau de bord RH, leur outil de pilotage opérationnel. Alors que la caisse historique a été remplacée par un autre système au fil du temps, le planning RH, lui, est toujours là. Il reste le socle organisationnel du KIP, utilisé chaque jour pour répartir les équipes, gérer les récupérations, préparer les variables de paie, et garantir que chaque poste est couvert.
🤝 Un projet sur la durée, comme on les aime
Avec Brice au départ, puis Alexia qui a repris le flambeau, on a construit une relation de confiance solide. On a répondu présent à chaque besoin. On a écouté, on a ajusté, on a fait évoluer les outils au rythme de leur réalité. Pas de solution imposée, pas de fonctionnalités superflues. Juste ce qu'il faut, au bon moment, avec la fiabilité qu'on nous demande.
Aujourd'hui, la caisse historique a laissé place à un autre système, et c'est normal : les technologies évoluent, les besoins changent. Mais le planning RH, lui, est toujours là. Il reste le socle organisationnel du KIP, utilisé chaque jour pour répartir les équipes, gérer les récupérations, préparer les variables de paie, et garantir que chaque poste est couvert.
C'est un module unique, conçu sur-mesure pour eux, encore vivant, encore utile, encore fiable. Et c'est ça, pour nous, la vraie réussite d'un projet Sollo : un outil qui s'adapte, qui dure, et qui continue à rendre service.
10+
Années de collaboration
Une relation client construite dans la durée, basée sur la confiance et l'écoute mutuelle.
3
Modules développés
Caisse sur-mesure, ERP commercial B2B, et planning RH visuel encore utilisé aujourd'hui.
100%
Fiabilité opérationnelle
Des outils conçus pour fonctionner sans faille, jour après jour, année après année.
Cette histoire avec le KIP Aubagne illustre parfaitement notre philosophie chez Solucielle : partir des besoins réels, construire des solutions pérennes, et accompagner nos clients sur la durée. Pas de gadgets, pas de promesses vides. Juste des outils solides, pensés avec soin, qui font leur travail en silence et permettent à nos clients de se concentrer sur leur cœur de métier.